با بررسی موادی از مقررات می‌توان تکالیف دستگاه مناقصه‌گزار را در این خصوص استخراج نمود.
بر اساس بند ب ماده 17 آیین‌نامه ارزیابی کیفی «در استعلام ارزیابی مناقصاتی که مبلغ برآوردی آن‌‌ها بیش از یک‌صد برابر مبلغ معاملات متوسط باشد، برای امتیازدهی تجربه می‌توان تعداد و حجم کارهای واجد امتیاز را کمتر از موارد مذکور در بند «الف» این ماده تعیین کرد»‌ یعنی کمتر از «... چهار کار مشابه با حجم معادل یا بیشتر از موضوع مناقصه توسط پیمانکار اجرا شده باشد...» که این یکصد برابر معاملات متوسط در رشته‌هایی نظیر مرمت آثار باستانی، کشاورزی و کاوش‌های زمینی تا 4.2 برابر بیشتر، در رشته‌های ارتباطات و تاسیسات و تجهیزات تا بیش از 7.3 برابر، در رشته ساختمان و ابنیه تا بیش از 10.5 برابر و در رشته‌هایی نظیر نفت و گاز، راه و ترابری، صنعت و معدن، آب و نیرو تا بیش از 15.7 برابر هنوز در پایه 1 قرار دارند. ولی برای موضوعات با مبلغ بالاتر از حد نصاب پایه یک می‌بایست از دستورالعمل صادره در تهیه فهرست بلند مناقصه‌گران به شماره 50252/100 مورخ 1/6/1388استفاده شود.
که مطابق آن؛ ابتدا باید «حداقل 2 تا 3 نوبت آگهی ارزیابی کیفی در یک روزنامه کثیرالانتشار کشور و پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات»‌ منتشر شود در حالی که لازم است شرکت‌های متقاضی دارای «گواهینامه صلاحیت پیمانکاران پایه یک رشته مورد نظر» بوده و نام آن‌ها «در پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات http://iets.mporg.ir و پایگاه معاونت به نشانی http://tec.mporg.ir» موجود باشد. شرط لازم دیگر آن است که شرکت‌ها دارای «ظرفیت خالی در پایه یک رشته مورد نظر» باشند. اما مهم‌ترین مورد که باید از سوی مناقصه‌گزار در این ارزیابی احراز شود «انجام حداقل یک کار مشابه با کار مورد نظر در پنج سال گذشته با مبلغ حداقل یک‌سوم مبلغ برآوردی، به روز شده در سال برآورد براساس شاخص تعدیل گروهی» است.
پس از احراز تمامی موارد مذکور فهرست کوتاه تهیه خواهد شد که مبنایی برای دعوت به مناقصه خواهد بود.
اما نکاتی دیگری که باید کنترل شود آن است که؛ چنان‌چه براساس ماهیت کار داشتن صلاحیت در بیش از یک رشته مورد نظر باشد متقاضیان باید صلاحیت و ظرفیت خالی در سایر رشته‌ها را نیز داشته باشند.
همچنین استفاده از گروه همکاری متشکل از دو یا چند پیمانکار به گونه‌ای که خواسته دستگاه اجرایی را تأمین کند، بلامانع است. اما داشتن پایه یک رشته اصلی برای آن‌ها الزامی است.
شایان توجه است که اگر تعداد پیمانکاران واجد شرایط فهرست کوتاه کمتر از حد نصاب تعیین شده در بند «الف» ماده (10) آیین‌نامه ارزیابی کیفی یعنی 5 و 3 باشد، نحوه عملکرد براساس بند «ب» ماده مذکور (یعنی یکبار تجدید و استفاده از کمتر این نصاب در بار دوم) یا مفاد ماده 23 آیین‌نامه یاد شده (تکمیل فهرست با پیمانکاران تکمیل ظرفیت یا پایه بعدی) خواهد بود.
در ماده 23 آیین‌نامه ارزیابی کیفی در بند «الف»، در خصوص نحوه تعیین ظرفیت پیمانکاران در هر رتبه و رشته و در بند «ب» در خصوص قبول گزارش خوداظهاری مناقصه‌گران ضمن کنترل آن با اطلاعات منتشر شده در پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات با معیارهایی از جمله پایه و رشته، توان مالی، تجهیزات و تدارکاتی، تعداد کارهای در دست انجام که «ظرفیت مبلغ مجاز» را نیز در پی دارد (زیرا این دو در گواهی‌نامه‌های صادره توأمان مورد تأیید قرار می‌گیرند) بحث شده است.
اما نکته اینکه باید به استناد بند 5 بخشنامه 2 ثبت اطلاعات قرارداد‌ها در پایگاه اطلاعات قراردادهای کشور به شماره: 747894/97 مورخ: 28/12/1397 «پیرو پیش‌بینی به عمل آمده، همزمان با ثبت اطلاعات قراردادی در پایگاه، اطلاعات آن قرارداد در سامانه ساجات نیز اعمال و در ظرفیت کاری مشاوران یا پیمانکاران لحاظ خواهد شد. از آنجا که شرکت‌های مهندسین مشاور و پیمانکاران، مسؤولیت اظهار قراردادهای منعقد شده، حداکثر ظرف مدت سه ماه پس از تاریخ انعقاد قرارداد را در سامانه ساجات بر عهده دارند، در صورت لحاظ نشدن خودکار اطلاعات قرارداد در سامانه ساجات، موظف هستند رأساً نسبت به ثبت آن (در سامانه ساجات) اقدام کنند.»
در بند «پ» این ماده نکاتی ذکر شده است که می‌تواند در ارجاع کار به بیش از ظرفیت کاری پیمانکاران به آن‌ها استناد نمود؛ از جمله اینکه «ارجاع کار تا 25 درصد بالاتر از ظرفیت کاری پیمانکار، منوط به تأیید کمیته ‌فنی‌بازرگانی است.» و «در صورتی که تعداد پیمانکاران دارای ظرفیت در رشته و پایه مورد نظر در فهرست کوتاه، کمتر از 5 مناقصه‌گر باشد، مناقصه‌گزار می‌تواند فهرست کوتاه را با استفاده از سایر پیمانکارانی که ظرفیت کاری آن‌‌ها تکمیل باشد یا پیمانکاران پایه بعدی از طریق ارزیابی کیفی تکمیل کند».
علی قره‌داغلی- 3 آبان 1398