بر اساس مواد زیر عمل می‌کنیم:
ماده 17- توضیح و تشریح اسناد
الف) چنان‌چه شرکت‌کننده در اسناد مناقصه، ابهام یا ایرادی مشاهده کند، می‌تواند از مناقصه‌گزار توضیح بخواهد.
ب) توضیحات و پاسخ به پرسش‌های مناقصه‌گران و همچنین در صورت تشکیل «جلسه توضیح اسناد» رونوشت صورت‌جلسه آن مطابق ماده (22) این قانون به‌طور یکسان برای همه شرکت‌کنندگان مناقصه‌گر ارسال خواهد شد.
ماده 22- شرایط ارسال اسناد و مکاتبات
ارسال مکاتبات یا اسناد مرتبط با مناقصه موضوع ماده (20) [17 درست است] این قانون در صورتی معتبر است که فرستادن آن جز در موارد تغییر نشانی یا محل، قابل تصدیق باشد، مانند پست سفارشی، تلگرام، تلکس و نظایر آن.
بخش‌نامه راهنمای مناقصه شماره: 95579/101 تاریخ: 26/5/1384
6-4. هر یک از مناقصه‌گران که در مورد مفهوم قسمتی از اسناد مناقصه، ابهام یا سؤالی داشته باشد، می‌تواند به صورت کتبی یا الکترونیکی (منظور از الکترونیکی، تلکس، فکس و پست الکترونیکی است)، مناقصه‌گزار را مطلع ساخته و تقاضای دریافت توضیح کتبی بنماید. نشانی مناقصه‌گزار در کاربرگ مناقصه، مشخص شده است. اگر به نظر مناقصه‌گر قسمتی از مفاد اسناد مناقصه اشتباه یا اشکالی از نظر مشخصات و یا محاسبات و غیره داشته باشد، مناقصه‌گر باید این اشتباه و اشکال را قبل از تسلیم پیشنهاد، در مهلت مقرر در کاربرگ مناقصه، منعکس کند و در صورت اقتضا، پیشنهاد اصلاحی خود را ارایه نماید. مناقصه‌گزار، به درخواست‌های ارایه توضیح یا اصلاح اسناد مناقصه، که در مهلتی که برای این منظور در کاربرگ مناقصه تعیین شده است، دریافت کند، کتباً پاسخ خواهد داد. پاسخ مناقصه‌گزار و شرح پرسش یا اشکال‌ها، برای تمام مناقصه‌گرانی که اسناد مناقصه را دریافت نموده و اعلام انصراف نکرده‌اند، به‌طور یکسان ارسال خواهد شد. عدم اظهار نظر مناقصه‌گر، به منزله بدون اشکال و واضح بودن اسناد مناقصه، از نظر وی تلقی خواهد شد.
توضیح:
شایسته است مناقصه‌گزاران، انتهایی برای زمان توضیح خواستن در اسناد، مقرر دارند در غیر اینصورت مناقصه‌گران زیرک برای خرید زمان در تحویل اسناد می‌توانند با سوالاتی بسیار بدیهی مناقصه‌گزار را به جهت مخدوش نشدن شرایط رقابت مجبور به تمدید بی‌جهت، مهلت تحویل اسناد نمایند. لذا رعایت بند پ ماده 17 مستندسازی هم ضروری است؛ «تغییر در اسناد مناقصه اعم از تغییر مقادیر موضوع مناقصه یا نشانی‌‌ها و مواعد مندرج در برنامه زمانی، حداکثر تا هفتاد و دو ساعت قبل از افتتاح پاکت‌های مناقصه مجاز است».
لذا چنان‌چه ارسال اسناد پرسش و پاسخ به درستی صورت نپذیرد یا اشتباهی در این خصوص رخ دهد، ممکن است در انتهای فرایند متوجه آن شویم و در این حالت چون مناقصه‌گری که صورت‌جلسه به او نرسیده است دارای ایجابی غیر کامل نسبت به بقیه است و از اختیار خودش خارج بوده است منجر به تجدید مناقصه گردد. که عملاً فرصت سوزی برای دستگاه مناقصه‌گزار است. لذا باید مطابق ماده 22 ارسال قابل تصدیق باشد.